Privacyverklaring Vakgroep Huisartsgeneeskunde Universiteit Maastricht

Inleiding

Uw privacy is belangrijk voor de vakgroep Huisartsgeneeskunde van de Universiteit Maastricht (UM). Daar waar de algemene privacyvoorwaarden van de UM niet in voorzien, geven wij in deze privacyverklaring een toevoeging voor enkele specifieke activiteiten van de vakgroep Huisartsgeneeskunde Maastricht ten behoeve van de communicatie, het relatiebeheer, werving & PR.

Het kan zijn dat uw persoonsgegevens voor een specifiek doel worden verzameld en verwerkt. Wanneer dat specifieke doel niet uitdrukkelijk in deze privacyverklaring staat vermeld, wordt u vooraf in een aparte privacyverklaring geïnformeerd over dat specifieke doel.

Contactgegevens UM

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u meer weten over hoe de UM omgaat met persoonsgegevens of indien u een klacht heeft, dan kunt u terecht bij:

Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht
privacy@maastrichtuniversity.nl

U kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl.

Contactgegevens Huisartsgeneeskunde UM

Vakgroep Huisartsgeneeskunde Universiteit Maastricht
Debyeplein 1
6229 HA Maastricht
Contact via op1lijn@maastrichtuniversity.nl

Welke persoonsgegevens wij verwerken

De vakgroep Huisartsgeneeskunde verwerkt persoonsgegevens altijd met een doel en verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor dat doel. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, adres, woonplaats en e-mail adres van personen (via CMS ‘Family’* bestand) voor verzending papieren post en e-mails; dit bestand wordt gebruikt voor onderwijs & opleiding (zoals stageplekken) en onderzoeksdoeleinden (werving onderzoeksprojecten die na bespreking onze goedkeuring hebben gekregen); deze gegevens delen wij niet met derden. Personen zijn studenten, medewerkers, aios en huisartsen (géén patiënten)
  • E-mail adressen alumni met active opt-in bij afstuderen
  • IP-adres bezoekers website voor webstatistieken, zie Google-analytics
  • Zelf ingevulde gegevens (email adres en of telefoonnummer) van website bezoekers die een vraag hebben; formulier wordt niet gearchiveerd in CMS Wagtail maar wordt verstuurd naar de contactpersoon met een no-reply kopie aan de afzender wat hij/zij heeft ingevuld. De medewerker verwijdert de vraag nadat hij is beantwoord.

* Aparte AVG landelijke afspraken

Communicatie doeleinden

De Vakgroep Huisartsgeneeskunde verwerkt persoonsgegeven voor haar relatiebeheer met bestaande en nieuwe relaties, werving (studenten, cursisten, aios, deelnemers) en PR. Het gaat dan om:

  • Interne nieuwsbrief
  • Magazine ‘Op één Lijn’
  • Website www.huisartsgeneeskundemaastricht.nl
  • Instagramaccount huisartsgeneeskunde_maastricht
  • Fotografie van personen, groepen of evenementen

Interne nieuwsbrief

De vakgroep Huisartsgeneeskunde stuurt tweewekelijks op vrijdag algemeen nieuws en mededelingen per e-mail via afgeschermde e-mailadressen aan medewerkers, aios en aanwezige hag-studenten op de afdeling. Het is in principe niet mogelijk voor medewerkers om zich voor deze nieuwsbrieven uit te schrijven, tenzij je student of aios bent. Uitschrijven kan per reply op de nieuwsbrief of via op1lijn@maastrichtuniversity.nl. De nieuwsbrieven staan gearchiveerd op Eleum huisartsgeneeskunde algemeen en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers.

Magazine Op één Lijn

We hechten veel waarde aan de relaties met medewerkers maar ook derden. Om die reden versturen wij drie keer per jaar het magazine Op één Lijn per post naar onze relaties. Deze relaties zijn huisartsen in onze academische regio, aios en alumni tot een jaar na afstuderen en overige relaties. Iedereen heeft het recht om zich af te melden (opt-out) voor het magazine. Daarvoor kan men contact opnemen via op1lijn@maastrichtuniversity.nl.

De website Huisartsgeneeskunde Maastricht

Op onze website www.huisartsgeneeskundemaastricht.nl is deze privacyverklaring opgenomen. In de footer van de website verwijzen wij hiernaar. Op elke plek op de website waar wij persoonsgegevens verzamelen, staat een link naar onze privacyverklaring.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst op het moment dat u pagina’s van de website opvraagt. Wanneer u de website op een ander moment weer bezoekt, kan de informatie die in de cookie zit opgeslagen, weer door de server waarop onze website wordt gehost, worden uitgelezen. Onze website hanteert cookies zoals vrijwel alle websites, om u de best mogelijke gebruikservaring te bieden wanneer u onze website bezoekt.

Onze website gebruikt cookies zodat:

  • u bepaalde voorkeuren tijdens en tussen bezoeken aan onze website slechts eenmalig hoeft te in te stellen;
  • de snelheid van de website verbeterd wordt;
  • u bepaalde pagina’s kunt delen via social media zoals Facebook en Twitter;
  • het gebruik van de website kan worden geanalyseerd; en
  • wij de site kunnen optimaliseren en de inhoud kunnen verbeteren.

Beveiligde verbinding

Wanneer je onze website bezoekt, is er sprake van een beveiligde verbinding tussen uw device en onze website. Wij hebben hiervoor een SSL certificaat geïnstalleerd (Grade A) en we hebben een 2FA voor het CMS (Wagtail) geactiveerd.

Google analytics

We mogen met Google Analytics-cookies persoonsgegevens van onze websitebezoekers verwerken zonder voorafgaande toestemming, maar wij informeren u graag over wat we doen en hoe. Wij*: - gebruiken Google Analytics-cookies;

  • we hebben een verwerkersovereenkomst met Google;
  • we hebben het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd;
  • we hebben 'gegevens delen' uitgezet;
  • we maken geen gebruik maakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

*Lees: verwerker CANON

Instagram account / social media

Het algemene Instagram account wordt beheerd door één persoon die werkt met beelden en teksten die AVG-proof zijn. Indien nodig wordt bij evenementen actief gevraagd om toestemming om foto’s te mogen gebruiken voor een specifiek benoemd doel.

Fotografie

Wij werken met professionele fotografen voor communicatiedoeleinden. De portretrechten worden vastgelegd met de geportretteerden. Het archiveren en eventueel delen conform afspraak gebeurt via SURFdrive en SURFfilesender.

Verdere verwerking

Het uitgangspunt is dat de UM persoonsgegevens gebruikt voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. In sommige gevallen gebruikt de UM de verzamelde persoonsgegevens ook voor andere doeleinden. Deze doeleinden moeten in ieder geval verenigbaar zijn met het oorspronkelijke verwerkingsdoel. Voordat verdere verwerking plaats vindt wordt er daarom zorgvuldig beoordeeld of het nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel van verwerking.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is verdere verwerking van persoonsgegevens voor historische, statistieke of wetenschappelijke doeleinden verenigbaar met het oorspronkelijke doel van de verwerking.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren. De duur varieert per verwerking en wordt afgesproken met de doelgroep (alumni) of de persoon. Webformulieren worden binnen een maand verwijderd.

Indien je de bewaartermijn van een specifieke verwerking wilt weten, kan je contact opnemen met de UM via:

Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht
privacy@maastrichtuniversity.nl

Je kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl.

Ontvangers van persoonsgegevens

Binnen de UM zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. Daarnaast kan de UM onder de navolgende omstandigheden gegevens met partijen buiten de UM delen.

Andere onderwijsinstellingen

De UM kan je persoonsgegevens delen met andere onderwijsinstellingen wanneer dit nodig is voor het bieden van onderwijs gezamenlijk met die instelling of het doen van wetenschappelijk onderzoek gezamenlijk met die instelling. De UM maakt schriftelijke afspraken met deze partijen over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Derden

De UM deelt gegevens met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitoefenen van haar taken. Hierbij kan je denken aan leveranciers van software waarmee persoonsgegevens worden verwerkt of andere dienstverleners die persoonsgegevens nodig hebben om hun diensten te leveren. De UM maakt met deze partijen schriftelijke afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Uw rechten

De privacywetgeving geeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hieronder staat uitgelegd hoe u uw rechten kunt uitoefenen en welke rechten u heeft.

Uitoefenen rechten

Wanneer u een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen kunt u schriftelijk contact opnemen via fg@maastrichtuniversity.nl.

De UM zal u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of en hoe er gevolg wordt gegeven aan uw verzoek. Deze termijn kan tweemaal met één maand worden verlengd. Als de termijn wordt verlengd, wordt u hier tijdig over geïnformeerd.

Kosten van uitoefening van uw rechten

Het uitoefenen van uw rechten onder de privacywetgeving is gratis. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name wanneer u een verzoek herhaaldelijk indient, kan de UM administratieve kosten in rekening brengen voor het voldoen aan uw verzoek of weigeren te voldoen aan het verzoek. Hierover wordt u schriftelijk geïnformeerd.

Recht van inzage

U heeft het recht om te weten of uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Daarmee heeft u ook het recht om te weten welke gegevens dat zijn, voor welk doel ze worden verwerkt, of en met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard.

Recht op rectificatie

Als blijkt dat de persoonsgegevens die de UM van u verwerkt onjuist zijn, dan heeft u het recht deze persoonsgegevens te laten rectificeren. Als blijkt dat de persoonsgegevens die de UM van u verwerkt onvolledig zijn, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens aan te laten vullen.

Recht op gegevenswissing

U heeft het recht om persoonsgegevens die de UM van u verwerkt te laten wissen in de volgende gevallen:

  • Uw persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt;
  • U heeft uw toestemming ingetrokken en de UM heeft geen andere verwerkingsgrond om uw persoonsgegevens te blijven verwerken;
  • U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en de UM heeft geen dwingende gerechtvaardigde gronden om uw persoonsgegevens te blijven verwerken;
  • Er is aangetoond dat uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • Er is een wettelijke plicht om uw persoonsgegevens te wissen.
  • U heeft in ieder geval niet het recht op gegevenswissing wanneer:
  • De verwerking van uw persoonsgegevens nodig is voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
  • De UM uw persoonsgegevens moet verwerken in het kader van een wettelijke plicht en/of een taak van algemeen belang;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens nodig is voor het algemeen belang op het gebied van volksgezondheid.
  • De verwerking van uw persoonsgegevens nodig is met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden en het behalen van deze doeleinden door gegevenswissing onmogelijk dreigt te worden of ernstig in het gedrang komt;
  • De UM heeft uw persoonsgegevens nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) door de UM te stoppen, zonder dat deze persoonsgegevens worden gewist. Dit recht heeft u alleen wanneer:

  • U de juistheid van de persoonsgegevens die de UM verwerkt betwist;
  • De verwerking onrechtmatig is, maar u niet wilt dat de persoonsgegevens worden gewist;
  • De UM uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar u wel voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • U bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking door de UM en wacht op het antwoord van de UM.
  • Als de verwerking is beperkt blijven uw persoonsgegevens opgeslagen bij de UM. De UM zal persoonsgegevens waarvan de verwerking is beperkt enkel verwerken:
  • met uw toestemming;
  • voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • voor de bescherming van de rechten van anderen; of
  • om gewichtige redenen van algemeen belang.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere partij. Het moet in dat geval gaan om digitale verwerking. De overdracht mag bovendien geen inbreuk maken op de rechten van anderen.

Recht van bezwaar

Als de UM uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een taak van algemeen belang of op basis van haar gerechtvaardigd belang, dan mag u hiertegen bezwaar maken. De UM maakt dan opnieuw een belangenafweging. Als uit die belangenafweging blijkt dat de UM dwingende, gerechtvaardigde gronden heeft om uw persoonsgegevens te blijven verwerken, wordt uw bezwaar afgewezen. Hetzelfde geldt als uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering

De UM maakt in principe geen besluiten uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering. Een uitzondering is een automatische blokkade van ICT-faciliteiten in het geval de integriteit en veiligheid van deze faciliteiten in het geding is. In zo’n geval zal zo spoedig mogelijk samen met u naar een oplossing worden gezocht.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

Wijzigingen van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd bijgewerkt om te zorgen dat deze actueel te houden. Op onze website www.huisartsgeneeskundemaastricht.nl staat de actuele versie.

Versie 21 november 2018

Door gebruik te maken van deze website stemt u in met het plaatsen van cookies op uw computer of apparaat.